営業部の「なんでも屋」営業事務チームとは？リーダーが語ります

「入社後にどんな仕事をするのか、イメージができない」

このような疑問を払拭するべくお届けしている、ファーストロジックの営業部社員インタビュー。第2弾である今回は「営業事務チーム」のリーダーとして活躍中、働くママでもあるIさんに密着しました。

業務内容だけでなく、短時間で成果を出すための心がけなど、様々な疑問をぶつけましたので、ぜひご覧ください！

――では、自己紹介をお願いします。

こんにちは、Iと申します。もしかしたら過去のブログで見たことがある！という学生さんもいるかもしれませんね。

私は2012年に新卒としてファーストロジックに入社し、これまでにマーケティング部、新規事業部、営業部の3部署を経験しています。その間、企画の立案・新サービスの立ち上げ・新規営業やサービスの責任者など、さまざまな業務に取り組んできました。

現在は「営業事務チーム」のリーダーを任せていただいています。

――「営業事務チーム」とは、何でしょうか？

一言で言ってしまうと、営業部の「なんでも屋」です。

新規営業、お客様である不動産会社のサポート、商品の企画…。営業部にはさまざまなチームがあり、それぞれ業務を分担しています。

でも中には、各チームがメインで行っている業務から、少し外れるような業務もあるんですね。例えば、お客様からの簡単な質問に対応したり、契約時に使用した申込書を正しく処理したり。

このような業務を専門的に行い、他のチームが担当業務を円滑に進められるようにするのが「営業事務チーム」の仕事。それを、今は4人で分担しています。

――営業部の中にも色々なチームがあるのですね。そもそも、なぜ「営業事務チーム」という形で役割分担がされているのでしょう？

やはり、やるべき業務が多いからではないでしょうか。

例えば、新規営業をするにしても、申込の手続きなどで事務作業は数多く発生します。それらの事務作業を全て営業担当者が行っていると、営業をする時間がなくなってしまいますよね？だから、事務を行う専門部隊が必要なんだと思っています。

また、チェックを専門的に行うチームがあれば、営業部長がチェック作業を行う時間を減らすことができますよね。そのような理由もあり、営業事務チームが存在するんだと思っています。

ミスが発生しないようにチェックを行う「最後の砦」だと思って、日々緊張感を持ちながら業務に取り組んでいます。

――今はどんな業務をしていたのですか？

不動産会社から送られてきた、申込書の確認をしていました。

当社のサービスは基本的にWEBで申し込みができるため、申込書を作成することはほとんどありません。

でも、契約する商品によっては書面でお取り交わしをすることもあります。今回は珍しいケースなので、ミスが起こらないように入念にチェックしているところです。

――ちなみに、この後は何時まで仕事されるんですか？

16時までです。本来なら就業時間は18時までですが、今は時短勤務をさせてもらっているので。

今日は子どもたちを迎えに行くため、2カ所の保育園に寄らないといけないんです。だから遅くとも16時5分には会社を出て、ダッシュで帰ります！

――時短勤務でも、成果を出すことは可能なんでしょうか？

可能ですし、自分次第だと思います。

当社の場合、社員数が少ないので「時短勤務だから業務量も減らす」ということはできません。でも、その日本当にやるべき業務は何か、どうしたら業務スピードを上げられるのかを自分なりに考えながら業務に取り組むことで、パフォーマンスは上がってくると思います。

実際に私も、育休から復帰して2カ月目に「社長賞」を戴くことができました。

時間を限って業務に取り組むことで、限られた時間の中で成果を上げることができるようになります。それに、1年間職場を離れていたからこそ「ここは改善できるのではないか？」というポイントにも気づくことができたんです。

結果として、会社全体の業務効率アップに貢献でき、とても嬉しかったです。

――短時間で成果を出すために、Iさんが心がけていることは何でしょうか？

大きく分けて、2つのことを意識しています。

まずは、業務スピードを上げること。そのために、Excelの使い方やタッチタイピングなどのPCスキルを上げたり、マニュアルをわかりやすいように整備したり、メールなどの文章をテンプレート化したりしています。

他に意識しているのは「優先順位をつける」ということ。

当社では、緊急度と重要度に基づいて業務の優先順位を決めています。「緊急かつ重要な業務」は最優先で行い、「緊急ではないが重要な業務」はその次に優先的に行う、という感じですね。

この優先順位に則って業務を行うと、効率よく仕事を進められることが多いなと思っています。

――では最後に、選考中の学生に一言お願いします。

就職活動をする際は「自分が何をしたいか」だけでなく、「自分がどうなりたいか」「どんな人と仕事したいか」という視点を取り入れてみると良いのではないかと思います。

ここまで営業事務の仕事についてお話してきましたが、私自身、これまでにも様々な業務を経験してきましたし、今後も業務内容は変わっていくだろうと考えています。

漠然と「この業務がやりたいから」という理由で入社すると、きっと将来的にギャップが生じてしまいますよね。だから、やりたいこと以外の部分を基準に企業を選ぶと、失敗しにくいのではないでしょうか。

◇

今回は、営業事務チームのリーダーとして、限られた時間の中で成果を出し続けるIさんへのインタビューでした。

動画ではさらに、業務中の風景などを紹介しています！「ありのままの社内の様子を知りたい」「社員同士のコミュニケーションのとり方を見てみたい」という方は、そちらも参考にしていただければ幸いです。