2022.05.12
定例会議はしないけど、コミュニケーションってとってるの？
当社では「すべてをシンプルにする」という行動指針を掲げており、「何をするか」よりも「何をしないか」を重視しています。「しないこと」の1例を挙げると、当社では定例会議を行っておりません。なぜ定例会議をしないのかについては、以前別のブログで紹介したので良ければそちらも御覧ください。
会議をしないという事で、不安に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか？
「会議をしないという事だけど情報共有ってどんなふうにされているの？」「コミュニケーションってきちんととれているの？」
時々、面接や説明会の場でこのような質問をいただきます。実際はどうなのでしょうか。今回のブログでは、実際の社内の情報共有の様子を各部署ごとに紹介していきたいと思います。
営業部での情報共有の大切さ
営業部ではチームで数字を追っているため、チーム内の連携が必要になってきます。そのため情報共有が必須です。
こちらの二人は翌日に控える商談のため、商談相手となる不動産会社の情報共有をしています。時間としては5分かからない程度。この会社が扱っている物件の情報（アパートなのか、マンションなのか）など、現状でわかっている不動産会社情報を簡潔に報告をしています。
営業部では、アポイントメントを取る社員と商談をする社員が違う事もあります。そのため、お客様の人となりや課題としていることなど商談をする際に重要な情報を商談をする社員に伝える必要があります。情報を共有をすることで契約率もぐっと上がります。
また別の時間帯では、部長と営業部のリーダーたちとでミーティング中。
部内の課題共有など真面目な話をしていると思いきや、たまに冗談も言いつつ和やかにミーティングは進んでいました。
マーケティング部での様子
前職で別の会社に勤めていた記者や映像クリエイターの方に話を聞くと、これらの職種は個人プレーが多く、あまりコミュニケーションを取る機会はなかったそうです。では、当社ではどうなのでしょうか？
記者チーム3人が、翌日の公開記事の構成について話し合っていました。公開するにあたって記事本文の情報が足りないらしく、どういうところを付け足したらいいのか情報を持ち寄っています。
今回の執筆記事は、3人の記者がそれぞれ別の対象者に取材しているので、その取材内容を共有しています。
1人で取材をして記事を書く事もありますが、このように3人で取材をして1つの記事を作ることもあり、情報共有は大切です。
記者チームが情報共有を行っている奥では動画チームも5分程度のミーティングを行っていました。新入社員のIが内容についてのアドバイスをもらったようです。進捗確認は最低でも1日1回は行っています。この動画は公開日が翌日なので編集作業も大詰めです。動画が出来上がったら最終チェックをして、いよいよ公開となります。
開発部のコミュニケーションは？
エンジニアやデザイナーといった職種は、一見パソコン画面と向き合う時間の方が長そうですが実際はどうでしょうか？
普段、パソコン画面と向き合う時間の方が長そうなエンジニアですが、しっかりコミュニケーションをとってます。新サービスを一般公開した後、会員が楽待にアクセスするために必要な情報設定の最終確認をしているようです。
別の時間帯では、若手社員が部長と資料の構成について相談していました。監査に必要な当社の開発工程の資料をチェックしてもらっています。昨年は部長のAが作成していたため、ノウハウを伝授してもらっています。
部署をまたいだコミュニケーションもあちこちで…
部署をまたいだコミュニケーションも頻繁に行われています。
例えば、上の写真は開発部とマーケティング部のミーティングの様子です。マーケティング部がアプリの改修を提案し、それを受けて開発部が作成します。期待通りの機能になっているのかの確認をしたり、作成途中で迷っている点について意見をもらったりします。
奥の管理部でも部署をまたいだミーティングが行われていました。
経理の二人と、営業部の社員です。営業部であがったイレギュラーな売上をどうやって処理するかを相談しているようです。経理が処理をしやすいようにあらかじめ相談しています。
このように部署内のコミュニケーションはもちろんのこと、部署をまたいだコミュニケーションも頻繁に行われています。
その秘訣はオフィス設計にあります。ワンフロアで部署間の壁や仕切りがないオフィス設計なので、気軽に他部署に話しかけられるのです。
個別のミーティングも大切にしています
基本的にはオフィス内、誰でも聞こえるようなオープンな場でミーティングを行っている当社ですが、すべてのミーティングがオープンなわけではありません。
例えば先月の評価を上司から部下に伝える「フィードバック面談」など、他の人に聞かれたくない相談事は会議室で行います。
このようにオープンなミーティングと会議室で行うクローズドなミーティングとを用途に分けて実施しています。
◇
今回このブログを作成するにあたり、改めて社内の様子を見まわしました。
そこで、当社は情報共有を大切にしていることに改めて気づくことができました。実際にフロアのあちらこちらで情報共有やミーティングが行われていました。仕事の真面目な話はもちろんですが、社内には笑い声も頻繁に飛び交っていました。
実際のコミュニケーションの様子を自分の目で見たい！と思っていただいた方は、実際に選考フローにある体験入社で実感していただけたら、と思います。情報共有やコミュニケーションは大切だと感じてくださる方からのエントリーをお待ちしています！
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